Zadbaj o bezpieczeństwo Twoich dokumentów
Wydawać by się mogło, że nikogo już nie dziwią wymogi RODO, a zalecenia GIODO są na bieżąco realizowane. Okazuje się jednak, że sprawa wcale nie jest taka prosta, a dane udostępniane tu i ówdzie bezpieczne. Jak zadbać o bezpieczeństwo informacji w firmie?
Procedury obiegu dokumentów
Podstawą bezpiecznego przechowywanie danych poufnych jest przygotowanie i wdrożenie procedur zgodnych z wytycznymi m.in. RODO i GIODO . To dzięki bezwzględnemu stosowaniu dobrze opracowanych procedur można mieć pewność, że dokumenty w zakładzie pracy, biurze lub firmie będą bezpieczne, a żadne dane nie wyciekną i nie dostaną się w ręce osób nieuprawnionych. Nawet najmniejsze odstępstwo od procedury może mieć nieprzyjemne skutki.
Przechowywanie i utylizacja dokumentów
Dbałość o bezpieczeństwo danych przechowywanych w firmie przejawia się wieloaspektowo. Oprócz przestrzegania procedur, należy dokładnie wiedzieć, ile i jakie dokumenty należy przechowywać oraz w jakich warunkach ma się to odbywać. Wiele firm posiada zabezpieczone kasy pancerne na przechowywanie szczególnie ważnych dokumentów oraz pomieszczenia na archiwum. Jednak nie wszystko, co przewija się przez firmę lub biuro musi być przechowywanie przez rok, pięć lat lub w niektórych wypadkach nawet pięćdziesiąt i dłużej, część korespondencji można zniszczyć natychmiast. Dotyczy to zwłaszcza kopert z adresami, brudnopisów i innych drobnych pism. Do ich niszczenia wystarczy niszczarka biurowa. Co jednak zrobić, gdy do utylizacji jest kilkadziesiąt kilogramów, a nawet tona papieru zawierającego dane poufne?
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Jeszcze kilka lat temu w wielu miejscach praktykowano dosyć kontrowersyjny sposób utylizacji poprzez spalanie dokumentacji w ognisku na ogródku lub w kominku. Czasem dokumentacja płonęła w piecach CO. Na szczęście te praktyki są już rzadkie lub wręcz odeszły do lamusa. Zastąpiło je profesjonalne niszczenie dokumentów.
Firmy proponujące te usługi mają sporo pracy zwłaszcza w dużych aglomeracjach, takich jak np. Wrocław, Warszawa, czy Katowice, gdzie przetwarzane są tysiące stron z danymi. Jeśli chodzi o Niszczenie dokumentów Katowice mogą poszczycić się wieloma firmami zajmującymi się w sposób profesjonalny i kompleksowy archiwizacją, przechowywaniem oraz utylizacją dokumentacji. Przedsiębiorstwa , których zadaniem jest archiwizacja i niszczenie dokumentów Katowice oraz przyległe miasta, obsługują na najwyższym poziomie, oferując kompleksowe usługi. Posiadają wysokiej klasy sprzęt niszczący, zgodny z polskimi normami, odpowiednio zabezpieczone samochody do przewożenia dokumentacji oraz przeszkolonych i zaufanych pracowników, którzy nadzorują proces pakowania, przewożenia i niszczenia wszelkich nośników z danymi poufnymi.