Niszczenie dokumentów
W wielu firmach znajdują się dane poufne i wrażliwe. Pod żadnym pozorem nie mogą wyjść na zewnątrz. Zadaniem pracowników jest nie dopuścić do wycieku danych – to zadanie nie tylko informatyków jeśli chodzi o bazy danych, ale jest to też zadanie każdego szeregowego pracownika – ostrożność i zdrowy rozsądek jest bardzo pożądany w miejscu pracy.
Działania niepożądane
Wielu pracodawców jasno informuje pracowników co jest niedozwolone. Tajemnice przedsiębiorstwa absolutnie nie mogą ujrzeć światła dziennego. W firmach produkcyjnych sekretem są technologie produkcji. W biurach rachunkowych – dokumenty związane z przychodami i kosztami obsługiwanych firm oraz pensje pracowników.
W wielu firmach zakazane jest wysyłanie czegokolwiek na prywatne maile pracowników. Nie można też niczego kopiować na pendrive oraz inne nośniki informacji. Jednym słowem – każdy pracownik jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo danych.
Zgodnie z prawem
Bardzo ważne jest, aby dokumenty zostały zniszczone zgodnie z prawem. Kiedyś, jeszcze przed czasami, w których zaczęto zwracać uwagę na takie kwestie, zdarzało się, że dokumenty zostały wyrzucone po prostu do kosza. Dziś jest to działanie niedopuszczalne. Na wiele rzeczy trzeba mieć certyfikat, że zostały zniszczone zgodnie z prawem. Dziś bezpieczne niszczenie dokumentów to podstawa.
Jeżeli firma nie dopilnuje obowiązku niszczenia dokumentów zgodnie z prawem, grożą za to surowe kary finansowe. Dlatego też zarówno małe firmy jak i wielkie korporacje powinny zapoznać się ze swoimi obowiązkami i podejść poważnie do ich wykonania. Zaniedbania w tym względzie kosztują sporo i to dosłownie, a nie w przenośni.
Niszczarka czy profesjonalizm?
Samodzielne niszczenie dokumentów w firmie zwykle polega na włożeniu ich do niszczarki. Niszczenie mnóstwa dokumentów pochłania wiele czasu i zaangażowania pracowników bądź samego szefa – są przecież takie dokumenty, do których absolutnie nikt nie powinien mieć dostępu. Zamiast tracić czas na samodzielne niszczenie dokumentów, może warto powierzyć ten proces firmie, która się w tym specjalizuje?
Do profesjonalnego niszczenia dokumentów potrzeba specjalistycznego sprzętu. Bezpieczne niszczenie dokumentów to poważne zadanie, wymagające poufności. Firmy powinny zajmować się na bieżąco usuwaniem dokumentów, które z punktu widzenia użyteczności są zbędne i nie muszą być przechowywane. Lepiej robić porządki systematycznie niż później czyścić bałagan z wielu lat.