Jak dobrze zutylizować dokumenty?

Ważne dokumenty, zawierające drażliwe dane kumulują się w każdym przedsiębiorstwie i w każdej firmie. W momencie kiedy nie są już potrzebne, nie mogą sobie zalegać na pólkach. Utylizacja dokumentów to proces, który dotyczy każdego przedsiębiorstwa. Jednak nie każda firma ma odpowiednie zaplecze i jest w stanie sama poradzić sobie z tym problemem. Dlatego właśnie powstały specjalne firmy, które zajmują się tylko i wyłącznie utylizacją dokumentów.

Co zawierają ważne dokumenty?

Dzisiaj w większości przypadków dokumenty zawierają cały szereg drażliwych i ważnych danych. W dobie kiedy wszystkich obowiązują przepisy RODO, nic nie może dostać się w niepowołane ręce. Klienci i pracownicy wielu firm w pełnym zaufaniu podają swoje dane i chcą by nigdy nie trafiły one do firm lub osób, które treści tych danych w ogóle nie powinny znać. Utylizacja dokumentów, w każdej postaci, to proces, który powinien przebiegać sprawnie.Dokumenty niearchiwizowane w większym przypadku zawierają dane osobowe, adresy, numery kont, podpisy i inne bardzo ważne informacje.Wszystkie te dane nigdy nie powinny być ujawnione i dlatego tak ważne jest by zostały zutylizowane w sposób bezpieczny.

Jak przebiega utylizacja dokumentów?

Specjalistyczne firmy odbierają z danych przedsiębiorstw specjalne plombowane pojemniki, które wcześniej zostały dostarczone. W takich pojemnikach są zbierane i składowane dane w wersji papierowej i na dyskietkach i płytach. Zapakowane pojemniki, wcześniej zaplombowane zostają odbierane, transportem firmy, która utylizuje dokumenty.Wszystko to jest przewożone do specjalnej i chronionej niszczarni. Taka usługa jest usługą całodobową i całą dobę czynna jest wspomniana niszczarnia.Tam odbywa się niszczenie dokumentów w sposób mechaniczny. Proces taki to niszczenie w zestawie niszcząco belującym firmy EBA. Wszystko to odbywa się tajnie i ma klauzulę tajności. według określonych norm DIN 66399 i zgodnie z panującymi, w naszym kraju przepisami. Przed niszczeniem metalowe pojemniki są pozbawiane plomb a całe wnętrze jest wysypywane do specjalnych, niszczących maszyn. Następnie puste pojemniki wraz z pełną dokumentacją, informującą o zniszczeniu dokumentów są przekazywane do przedsiębiorstwa.

Jakie firmy mogą niszczyć dokumenty?

Firmy zajmujące się utylizacją dokumentów nie mogą być firmami przypadkowymi. Wszystkie one posiadają specjalne certyfikaty, bowiem usługa ta wymaga pełnej klauzuli tajności. Na terenie Polski jest kilka tego rodzaju firm specjalistycznych, które mają odpowiednie zaplecze i możliwości do niszczenia dokumentów.