Dlaczego inwentaryzacja jest ważna?
Dla wielu przedsiębiorców inwentaryzacja środków trwałych, czyli majątku firmy jest czynnością żmudną i uciążliwą. Jest ona jednak obowiązkiem każdej firmy, a przepisy dotyczące jej przeprowadzenia reguluje ustawa o rachunkowości. Inwentaryzacja niesie za sobą jednak wiele korzyści, które bezpośrednio wpływają na efektywność prowadzonego biznesu.
Dlaczego inwentaryzacja jest ważna?
Inwentaryzacja środków trwałych zdecydowanie zwiększa wewnętrzną kontrolę nad majątkiem firmy. Regularne przeliczanie z natury wszystkich środków trwałych oraz bieżąca ocena ich przydatności w prowadzeniu działalności gospodarczej bezpośrednio przekładają się na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Wyniki inwentaryzacji pozwalają także na dokonanie korekty przychodów i wydatków firmy. Ważną zasadą spisu z natury jest przeprowadzanie go zawsze w ten sam sposób. Tylko przyjęcie każdorazowo tej samej metody pomiaru gwarantuje, że skorelowanie stanu faktycznego majątku firmy z danymi w księgach będzie wiarygodne i spójne. Dlatego przygotowanie wszystkich procedur na czas trwania inwentaryzacji jest niejednokrotnie dla działu finansowo-księgowego niemałym wyzwaniem.
Kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację, a kiedy nie jest ona konieczna?
W zależności od rodzaju środków trwałych jakie wchodzą w majątek firmy, inwentaryzację należy przeprowadzić albo na koniec roku obrotowego albo w dowolnym dniu raz na cztery lata. Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji spoczywa również na przedsiębiorcy, który kończy prowadzenie działalności (w tej sytuacji musi przeprowadzić spis z natury w ostatnim dniu jej prowadzenia). Inwentaryzacji nie trzeba przeprowadzać, kiedy działalność jest z różnych przyczyn zawieszona oraz, na podstawie art. 26 ust.3 pkt 3 ustawy o rachunkowości: „jeśli inwentaryzacji miałyby podlegać nieruchomości, inwestycje, środki trwałe znajdujące się na terenie strzeżonym oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, a inwentaryzacja była przeprowadzona nie dalej niż 4 lata temu”. Jeśli dostęp do środków trwałych jest mocno utrudniony lub niemożliwy (co w praktyce również się zdarza), wówczas ustawa o rachunkowości dopuszcza przeprowadzenie spisu z natury drogą porównania danych z ksiąg z dokumentacją.
Kto jest zobowiązany do przeprowadzania inwentaryzacji?
Każdy przedsiębiorca, który rozlicza się za pomocą ksiąg handlowych oraz każda osoba fizyczna, spółka cywilna osób fizycznych, spółka jawna osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które wykonują działalność gospodarczą i są zobowiązane do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, zobowiązane są do przeprowadzania inwentaryzacji środków trwałych na koniec roku obrotowego lub w dowolnym dniu roku jeden raz na cztery lata.